يعتبر قسم الشؤون الإدارية أحد أهم أقسام رئاسة جامعة سامراء بالنظر لطبيعة المهام الموكلة إليه، ويرتبط القسم من حيث الهيكل التنظيمي الإداري بمساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية مباشرةً.
ويتكون القسم من أربعة شعب حسب الهيكل التنظيمي ولكل منها وظائف معينة، وهي كما يلي:
- شعبة الموارد البشرية: ويتركز عمل شعبة الموارد البشرية على إصدار الأوامر الجامعية الخاصة بتعيين الموظفين الدائمين والمؤقتين والنقل والتنسيب للموظفين داخل وخارج الجامعة ومنح منتسبي الجامعة الإجازات الاعتيادية وإجازة الولادة وإجازة الأمومة والإجازات المرضية ومنح كتب الشكر والتقدير لمنتسبي الجامعة ولكل من يقدم خدمات متميزة للجامعة وإيفاد التدريسيين والموظفين داخل القطر وتكليف العمداء ومعاوني العمداء ورؤساء الأقسام العلمية والإدارية ومدراء الأقسام التابعة لرئاسة الجامعة ومتابعة مباشرة وانفكاك المنتسبين بعد تمتعهم بالإجازات المختلفة والتنسيب والنقل وتزويد المنتسبين بتأييد الاستمرار بالخدمة ومقدار الراتب لدوائر الدولة المختلفة وحفظ الأضابير الشخصية الخاصة بمنتسبي رئاسة الجامعة .
- شعبة الوظيفة العامة: يتعلق عملها بكل ما يخص الدرجة والعنوان الوظيفي من تعديل أو استحداث أو حذف أو نقل وعمل العلاوات السنوية للتدريسيين والموظفين في رئاسة الجامعة وإضافة الخدمة لهم وتدقيق الدرجات الوظيفية وإجراء التعديلات التي يتطلبها ملاك الجامعة والمصادقة عليه ومفاتحة وزارة المالية لإجراء الحذف والاستحداث للترفيعات في الجامعة ومخاطبة عمادات الكليات وأقسام الجامعة لمعرفة الاحتياجات من الدرجات الوظيفية حال توفرها.
- شعبة الأرشيف: تقوم شعبة الأرشيف باستلام البريد الخاص بالجامعة والوارد من الوزارات والجامعات والكليات والأقسام ودوائر الدولة المختلفة بعد إطلاع السيد رئيس الجامعة عليه، وتوزيعه على الكليات والأقسام والشعب وحسب الإحالة، كما تقوم بتصدير البريد المنجز مع متابعة سير توزيع الكتب وسرعة إنجازها واستنساخ الكتب والتعاميم الخاصة برئاسة الجامعة وتوزيعها على أقسام وكليات ومراكز الجامعة كافة من خلال معتمدين محددين للحفاظ على الكتب الرسمية من الضياع أو التلف، وحفظ الأوامر الجامعية وأوليات الأوامر الجامعية والمخاطبات الرسمية الواردة والصادرة من والى مختلف الوزارات والكليات والجهات المختلفة وحسب مفاتيح الكتب ليسهل الوصول إليها عند الحاجة لها.
- شعبة الهويات والمتابعة: تعمل هذه الشعبة على تنظيم هويات التدريسيين والموظفين في الجامعة بكلياتها وأقسامها وشعبها ووحداتها وتنظيم باجات الحرس الجامعي لكل حرس الجامعة وتنظيم هويات طلبة الدراسات العليا، والقيام بالجرودات على الباجات والهويات دورياً والتحقيق في موضوع فقدان الهويات والباجات وتقديم التوصية بذلك وكذلك إتلاف الهويات المنتفية الحاجة منها.
الشؤون المالية
يقوم القسم بتنفيذ المهام والواجبات عن طريق الشعب المدرجة وتنهض بالفعاليات المالية المختلفة حيث يقع على عاتقها تنظيم امور الصرف والتمويل والرواتب وتسوية الحسابات المختلفة واعداد ميزان المراجعة واكمال الحسابات الختامية نهاية السنة المالية ومتابعة مبالغ السلف للجان المشتريات والصيانة والنثرية ولكافة السلف الاخرى، فضلا عن الاشراف على نشاط المخزن والذي يتولى تنظيم عملية ادخال واخراج السلع والمشتريات الخاصة بالجامعة وبطاقات السيطرة على الخزين وفق برنامج عمل على الحاسوب
أقسام الشؤون المالية:-
1- شعبة الرواتب
2- شعبة الموازنة
3- شعبة حسابات الديوان
4- شعبة حسابات الخطة
5- شعبة التجهيزات
6- شعبة الأقسام الداخلية
ومن ابرز الواجبات تدقيق رواتب منتسبي الكليات التابعة للجامعة وكذلك الاجابة على الاستفسارات الواردة من كليات إعداد الموازنة التخطيطية لكليات الجامعة – سحب التخصيصات من وزارة المالية شهريا الرواتب التشغيلية وتمويل الكليات حسب تخصيصاتهم – إعداد الحسابات الختامية الموحدة للجامعة وكذلك الإجابة على ملاحظات واستفسارات ديوان الرقابة المالية.
